¿Cómo optimizar el sistema de inscripciones online para eventos?

El punto de partida en la relación entre asistente y evento es el proceso de inscripciones. Es obvio que antes de nada se produce un proceso de toma de decisión en el que entran en juego muchas variables: unas que dependen del evento (ponentes, información facilitada, página web...) y otras intrínsecas al propio potencial asistente (precio, lugar, formación...). Pero en sí, el vínculo entre asistente (que no potencial asistente) y evento (congreso, evento corporativo, reunión...) comienza en el proceso de inscripción.

Del sistema de inscripciones dependen muchos aspectos: desde la primera impresión que percibe el asistente, hasta toda la información que puede proveer sobre los asistentes o la forma de proceder de los organizadores del evento, en tanto en cuanto se trate de un panel fácil de usar.

¿Cómo hacer el sistema de inscripciones ideal de un congreso?

Softwares avanzados de inscripciones para eventos

Uno de los aspectos primordiales a tener en cuenta es, sin duda, el panel de inscripciones en sí. En este sentido, es necesario contar con sistemas profesionales de inscripciones al congreso, que cuenten con servicio de asistencia técnica y que sean personalizados a la imagen del propio evento.

No es serio, ni proyecta buena imagen, contar con "procesos de inscripciones" gratuitos como, por ejemplo, los "Forms". Tampoco permiten explotar todas las posibilidades que ofrece un sistema de inscripciones, ya que no es una herramienta diseñada exclusivamente para realizar inscripciones. Como tampoco permiten integrar sistemas de pago fiables, con lo que, en muchas ocasiones, se da un correo y un número de cuenta haciendo del proceso de inscripción un laberinto.

Por ello, lo más recomendable tanto por imagen y seriedad como por experiencia de usuario y las posibilidades e información que ofrecen, contar con paneles de inscripción que, además, sean integrables dentro de la misma web del congreso, evitando que el asistente tenga que salir de la página para inscribirse o, peor, que tenga que enviar un mail o realizar el pago fuera de la página. Los paneles de inscripciones avanzados, como los de IDCongress, permiten aunar todos los procesos en el mismo: inscribirse, pagar, generar información en tiempo real y que el asistente reciba automáticamente su entrada vía mail. 

Fases del proceso de inscripciones

Otro aspecto a tener en cuenta es configurar de forma correcta el embudo del proceso de inscripciones. Lo más adecuado es que el potencial asistente tenga las menos fases posibles, evitando así que, por pesadez, abandone el proceso de inscripción.

Lo más recomendable es estructurar este proceso en tres fases:

La primera en la que seleccionar el tipo de inscripción que quiere obtener el asistente: especificando precio, privilegios, permitiendo seleccionar el número de entradas e, incluso, permitiendo códigos promocionales o gratuidades si, por razones de marketing, van a distribuirse.

La segunda es donde se debe habilitar los huecos para introducir sus datos personales, fiscales o los que sean requeridos. Este último punto lo desarrollaremos en el siguiente punto. En esta fase, es imprescindible por ley contar con la pestaña para aceptar los términos legales y las condiciones de la entrada, así como información relativa a la protección de datos.

La tercera fase es la de efectuar el pago. Los formularios gratuitos para inscripciones, además de no dar la seguridad necesaria, no suelen contar con una fase para el pago de la inscripción. Es importante contar con varios métodos de pago para dar mayor facilidad al asistente. Una vez realizado el pago, el asistente debería recibir en su mail toda la información y el PDF acreditativo de su inscripción. Además, de redirigir a alguna otra página: bien sea una en la que descargar su inscripción o cualquier otra informativa.

Campos personalizados

Este apartado es uno de los más diferenciales entre formularios por defecto o sistemas específicos para la inscripción a eventos. Los campos personalizados son aquellos que el organizador puede configurar a su gusto para cualquier aspecto. Desde preguntar por más información para conocer mejor a sus asistentes (por ejemplo, nivel de estudios) hasta integrar pestañas para incluir un acompañante a la cena de gala, sumándose automáticamente el plus al importe total.

En este sentido, los campos personalizados son muy útiles a nivel estadístico. Si bien es cierto que los "Forms" gratuitos permiten añadir ciertos campos, estos son limitados, no alcanzan alto grado de personalización y tienden a interpretar únicamente texto, por lo que no otorga toda la libertad que puede requerir, así como tampoco un reporte estadístico en tiempo real, con gráficas y tablas, de ingresos, asistentes, edad media o cualquier dato que quiera conocer el organizador, por lo que también son importantes a nivel conocimiento de la audiencia. El organizador debe contar con un panel con toda esta información.

Además, los campos personalizados son los que van a permitir adaptar completamente el sistema de inscripciones a la casuística del evento. De haber cenas, comidas, necesidades de información, sesiones específicas fuera del programa general, observaciones o cualquier tipo de situación específica del congreso, puede chequearse gracias a los campos personalizados.

Diseño según la imagen del evento

Por último, otro aspecto a tener en cuenta es el diseño del sistema de inscripciones. Este debe ser coherente con el propio evento, siguiendo su personalidad, colores, logos... Un sistema de inscripciones que permita la asociación mental con el propio congreso y que no sea un formulario por defecto que haga perder seriedad y prestigio al propio evento.