La secretaría técnica es un componente fundamental en la organización de eventos MICE
Al hablar de congresos, jornadas, charlas o eventos corporativos, es fundamental la labor de la secretaría técnica para asegurar que el desarrollo del evento sea óptimo, que sea capaz de centralizar toda la información y coordinar los diferentes aspectos del evento. Lo habitual en empresas o sociedades a la hora de organizar un evento o congreso es contratar a otra empresa especializada en organización de eventos, que asuma las funciones de secretaría técnica.
La secretaría técnica se encarga a grandes rasgos de la planificación del evento, de la ejecución y del post congreso. Tal es la importancia de su labor, que es necesaria la planificación con mucho tiempo de antelación.
Pero, ¿se conocen realmente las funciones de una secretaría técnica? A continuación enumeramos algunas de sus principales tareas, pero recalcamos que tienen muchas más:
Coordinación de todos los aspectos del evento y asesoramiento
La secretaría técnica se encarga de que todo lo relacionado con la organización del evento sea un éxito, por eso, tiene que tener todo bajo control: desde cualquier detalle pequeño como pueda ser alguna casuística concreta de un asistente hasta aspectos muchos más grandes como, por ejemplo, el catering.
Por otro lado, otra de las funciones a tener en cuenta es el asesoramiento a la sociedad o empresa cliente. Las secretarías técnicas tienen muchísima experiencia en la organización de eventos de grandes dimensiones, por lo que su visión, a disposición del cliente, es fundamental para que la organización del evento sea perfecta.
Reserva y gestión de sedes, hoteles y actividades
Otra de las funciones de la secretaría técnica es la búsqueda de sedes, hoteles y actividades para los asistentes. Normalmente, es la empresa o sociedad la que decide en qué ciudad se va a realizar el evento, bien por proximidad o, si se trata de un evento recurrente, cada vez en una ciudad por variar. Una vez elegido el destino, la secretaría técnica se encarga de buscar la sede que más se adecúe a las necesidades del evento.
Por otra parte, es la secretaría técnica también la encargada de buscar y gestionar las reservas del hotel para los asistentes, así como las actividades que se vayan a realizar como, por ejemplo, la cena de gala.
Gestión de inscripciones de invitados
La secretaría técnica gestiona también las inscripciones de los invitados. Lo más recomendable es contar con tecnología específica para que los propios asistentes puedan inscribirse al congreso desde la propia web del evento.
Una vez inscrito el asistente, es la secretaría técnica la encargada de canalizar toda la información y resolución de incidencias si hubiera que modificar algún dato de las inscripciones o si hubiera un alta o baja de última hora.
Búsqueda de patrocinadores
Otra de las tareas de la secretaría técnica es la búsqueda de patrocinadores del evento. Cuando es la primera edición del evento, la búsqueda debe ser más exhaustiva y estar alineada con el contenido del propio evento.
Cuando se trata de un evento con cierta trayectoria es habitual que muchos de los patrocinadores sean recurrentes de otras ediciones del evento, por lo que la labor es algo más sencilla.
Contratación de proveedores
La secretaría técnica, como hemos comentado anteriormente, es la encargada de planificar y ejecutar, así como de tener absolutamente todos los aspectos del congreso bajo control. No deja nada al azar y mucho menos con los proveedores, ya que al final un error de un proveedor es un error de la secretaría técnica.
Las secretarías técnicas cuentan habitualmente con proveedores que les faciliten su labor. Algunos de los proveedores más habituales son de alimentación, de regalos o tecnología. Si nos centramos en la tecnología, existen proveedores como IDCongress que prestan servicios de control de accesos, aforo, votación interactiva, acreditaciones o inscripciones, entre otros.
Protocolo
En algunas ocasiones, dependiendo de la magnitud del propio evento, el evento cuenta con la presencia de personalidades o instituciones en la inauguración o clausura. Por ello, cumplir con el protocolo es imprescindible. La secretaría técnica, una vez más, se encarga de que esto sea posible.