Las encuestas digitalizadas son la herramienta perfecta para conocer la opinión de los congresistas
Como en todo tipo de eventos, los asistentes son la pieza fundamental, ya que son los que van a garantizar la continuidad del propio evento. No hay que olvidar que los principales prescriptores del evento son los asistentes, que hablarán, opinarán y recomendarán o no la asistencia al mismo. Por tanto, alcanzar su satisfacción, y después medirlo, es algo esencial. Si hablamos de congresos mucho más, ya que el perfil de asistente es tan acotado que lo más probable es que, en su gran mayoría, los congresistas repitan.
Alcanzar la satisfacción del asistente no es más que apostar por su experiencia, porque esta sea lo más reconfortante posible. Si es un evento que ha celebrado otras ediciones, conocer las sensaciones del congresista en la edición anterior permitirá sentar las bases y los objetivos que debe tratar de alcanzar la organización del congreso. Ahí también reside la importancia de medir.
La experiencia de usuario, que permita alcanzar la satisfacción del público, está orientada a diferentes ámbitos: comodidad, personalización, seguridad, conocimiento, uso de la tecnología, sostenibilidad etcétera... Todos esos ámbitos pueden ser evaluados por los asistentes. ¿No es interesante conocer qué piensa el asistente del propio evento para mejorar?
Sin duda se hacen cada vez más indispensables las encuestas digitalizadas para eventos, que los usuarios puedan recibir de forma automática una vez termine el evento o, incluso, encuestas de sesiones concretas una vez finalicen cada una de ellas. Es mucho más cómodo, y efectivo que estas encuestas las puedan realizar directamente desde su dispositivo móvil que hacerlas a papel in situ en el evento. Además, al automatizar este proceso todos los asistentes reciben la encuesta, en cambio, si lo hacen a papel, no todos tienen acceso a ella. También pueden ofrecerse incentivos en la versión digital de las encuestas.
Por otro lado, existe la posibilidad de conocer la opinión de los asistentes no solo del congreso en general, sino de sesiones específicas, recibiendo automáticamente el cuestionario los congresistas que han asistido a la sesión únicamente. Yendo más allá, puede automatizarse también el envío de las encuestas de forma segmentada basándose en los filtros que establezca la organización. Por ejemplo, en un congreso científico es posible enviar encuestas diferentes en función del perfil del congresista: especialistas en medicina, enfermería, biología...
Encuestas digitalizadas a asistentes al congreso. ¿Cómo planificarlas?
1- Elegir la herramienta tecnológica para las encuestas
En primer lugar, es fundamental contar con una herramienta tecnológica adecuada para ello. Ni Google Forms, ni otras similares ofrecen la seguridad y personalización necesaria para ello, ni están preparadas para envíos tan masivos. Por ello, el primer paso es contar con la tecnología adecuada que permita adaptarse ad-hoc al congreso y sus características.
2- Planificar la estrategia de la encuesta en el congreso
Una vez escogida la herramienta tecnológica ideal para realizar las encuestas hay que plantearse cómo se va a llevar a cabo la encuesta. Para ello, es necesario responder a algunas preguntas como: ¿Qué información queremos obtener? ¿Queremos información en función del tipo de asistente? ¿Queremos evaluar las sesiones, el congreso en general o todo? ¿Queremos incluir preguntas de algún patrocinador en el cuestionario? Y un largo etcétera. La evaluación puede, y debe, ser completa: desde el catering, hasta el venue, ponencias, sesiones... Se trata de una herramienta muy potente para obtener el feedback de los asistentes, por eso, no hay que dejar ningún ámbito importante sin consultar.
3- Elaborar las preguntas
Planificada la estrategia y sabiendo qué es lo que se quiere saber de los asistentes, se debe proceder a formular las preguntas que formarán parte de la encuesta o encuestas. Es importante, en este sentido, tratar de ser lo más específico posible, si el asistente ve muchas preguntas, y más si estas son largas, es probable que opten por no responder o no hacerlo correctamente.
4- ¡Enviar!
Ya está lista la encuesta para ser enviada. Lo más recomendable es programar y automatizar el envío, así una preocupación menos para la organización. De hecho, no es necesario fijar una fecha y hora, sino que el asistente en el momento en la acreditación del asistente es leída, lo reciba automáticamente. Por otro lado, también existe la opción de que sea la organización la que diga cuándo se han de enviar en el momento que consideren. Eso irá en función de cada casuística y de las necesidades de la organización del congreso.
5- Analizar los resultados
Una vez recibida la información es hora de analizar los resultados de las encuestas digitalizadas. A partir de ahí, la organización podrá saber a ojos de los asistentes qué aspectos les han gustado más y cuáles son mejorables, así como las diferentes sesiones y ponentes. Esta información es fundamental para la toma de decisiones de la organización para la próxima edición del congreso, así la próxima edición sabrá qué aspectos mantener y cuáles mejorar para alcanzar la satisfacción total del asistente en el siguiente congreso.